La comptabilité informatisée

Les progrès réalisés ces dernières années se situent au niveau des logiciels de calcul et de simulation, de l'ergonomie et des équipements (portables, imprimantes lasers). En comptabilité, allègement des travaux purement matériels, accélération du traitement des informations (et remises en causes, notamment de pouvoirs).
On entre dans une certaine mesure dans une phase d’adaptation de la comptabilité à l’informatique.

Crédit photo : comptabilité GCL

L’émergence de la comptabilité informatisée

Abandon progressif de l’organisation comptable traditionnelle et remplacement par une organisation informatisée.

L'organisation comptable traditionnelle

enregistrement choronologique (journal), analytique (grand-livre) et synthétique (état financierà partir de la balance, l’inventaire et les soldes des comptes du grand-livre). Le système classique est limité aux petites comptabilités (sinon lourd travail matériel), tandis que le système centralisateur permet d’alléger le travail comptable en le divisant. La comptabilité y est organisée à 2 niveaux : comptabilité divisionnaire (journaux et livres auxiliaires) et comptabilité centralisée (tous les mois). Le progrès important est encore favorisé par les machines, mais le procédé n’est applicable que dans les PME.

L’organisation comptable informatisée

L’architecture est centralisée (problèmes de dépendance en cas de panne, manque de souplesse d’organisation), distribuée (terminaux connectés à l’ordinateur central) ou répartie (décentralisation maximum, le plus moderne).
Deux modes principaux de traitement des informations (en temps réel, en temps différé = grâce à une disquette pe)
Les données de même nature sont assemblées pour former des lots et gagner du temps avant de les traiter = batch processing. On peut sous-traiter la comptabilité (mais coûteux et conduit à la dépendance), développer un logiciel sur mesure (plutôt utile en comptabilitéana) ou utiliser un progiciel de comptabilité (pe CXP, possibilité de paramétrer le progiciel).
Meilleure détection des erreurs, possibilité de choisir pour l’impression.

L’incidence de la comptabilité informatisée

Le caractère fortement figé et répétitif de la comptabilité favorise le développement du rôle de l’informatisation comptable. Pas de décision sur l’organisation(délais trop longs) mais gain de temps, plus de fiabilité et de rentabilité. Le système comptable est presque toujours distinct du reste du SI : découpage entre la comptabilitégé (contraintes légales) et la comptabilitéde gestion (action).
De façon générale, les missions de conseil sont propices à l’utilisation de la micro-information (analyse financière, tableaux de bord...) car en limitant le coût consacré au dossier, elle rend supportable le coût des interventions.

Les erreurs et les fraudes sont plus difficilement décelables que dans le système manuel, c’est pourquoi le PCG 82 insiste sur la notion de contrôle (décret de 1983 qui rend obligatoire l’établissement d’un document décrivant les procédures et l’organisation comptables si cela est nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation des contrôles, et création d’une réglementation relative à la tenue des comptabilités sur ordinateurs : en principe, côte et paraphe attaché aux livres comptables mais possibilité de documents informatiques pour livre journal et livre d’inventaire.

Perspectives de l’informatisation comptable

Les fondements de la comptabilité tels que la partie double pourraient disparaître et les systèmes experts pourraient modifier profondément le rôle des comptables (seule l’écriture comptable, et non pas états financierspe, demande une décision et un choix et nécessite de l’expérience).

La comptabilité verra bientôt ses procédures modifiées et perdra son autonomie pour s’intégrer progressivement dans un système général de traitement de l’information.